Privacyverklaring voor sollicitanten van Aafje

Inleiding

Voor Aafje is de privacy van haar externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer jij bij
Aafje solliciteert, verwerkt Aafje jouw gegevens conform de privacyregels uit de Algemene
Verordening Gegevensbescherming. Onder het verwerken van gegevens wordt verstaan
alle handelingen die Aafje met jouw gegevens kan uitvoeren, zoals het verzamelen,
vastleggen, bewerken, doorsturen, ordenen, verspreiden, bewaren en vernietigen van
gegevens.
Deze privacyverklaring is bedoeld om jou te informeren over de manier waarop Aafje met
jouw gegevens omgaat en is van toepassing op de sollicitatieactiviteiten van Aafje. De
privacyverklaring wordt van tijd tot tijd aangepast om aan de veranderende privacyregels te
blijven voldoen.

Gegevens

Aafje verwerkt de gegevens die jij door middel van een formulier of aangehecht CV via
www.werkenbijaafje.nl aan Aafje doorgeeft. Ook verwerkt Aafje de gegevens die wij van jou
krijgen uit persoonlijke contacten, telefoongesprekken, brieven en/of e-mails in het kader van
sollicitaties. Het gaat hierbij om gegevens verkregen in het kader van zowel open sollicitaties
als sollicitaties voor bestaande vacatures. Aafje verwerkt alleen de gegevens die
noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen of jij een geschikte kandidaat bent voor de
functie waarop jij solliciteert.
Wanneer dit relevant is voor de uitoefening van de functie waarop jij solliciteert, kan Aafje
jouw profiel(en) op social media raadplegen. Aafje kan alleen besluiten tot het raadplegen
van jouw profiel(en) op sociale media, als jij solliciteert op een functie in de zorg of op een
functie waarbij de kans bestaat dat jij in aanraking zult komen met gevoelige informatie over
Aafje, haar medewerkers en/of haar cliënten. Wanneer Aafje jouw profiel(en) op social
media raadpleegt, wordt dit altijd vooraf vermeld in de vacaturetekst. Aafje zal alleen de
gegevens raadplegen die relevant zijn om te kunnen beoordelen of jij geschikt bent voor de
functie waarop je solliciteert. Als Aafje jouw profiel(en) op sociale media heeft geraadpleegd,
zal zij de resultaten daarvan met jou bespreken.
Aafje maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Doeleinden

De persoonsgegevens die jij aan Aafje doorgeeft, worden door Aafje alleen gebruikt voor de
sollicitatieprocedure. De sollicitatieprocedure bestaat uit:

  • het vergelijken van gegevens van sollicitanten met de huidige vacatures bij Aafje;
  • het opnemen van contact met sollicitanten om sollicitatiegesprekken in te plannen;
  • het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures;
  • het eventueel (laten) uitvoeren van een (psychologische) test;
  • het opstellen van geanonimiseerde statistische data zoals het aantal sollicitanten per vacature en de doorloopsnelheid van vacatures.

(Psychologische) test

Wanneer een (psychologische) test onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, meldt
Aafje dit vooraf in de vacaturetekst. De vacaturetekst vermeldt tevens het doel waarvoor de
(psychologische) test plaatsvindt. Als je wordt uitgenodigd voor een (psychologische) test,
geeft Aafje jouw naam, e-mailadres, geboortedatum en geslacht door aan de organisatie die
door Aafje wordt ingeschakeld voor het afnemen van de (psychologische) test. Aafje zal met
deze organisatie een (verwerkers)overeenkomst sluiten waarin onder meer wordt
opgenomen dat deze organisatie jouw gegevens vertrouwelijk behandelt en niet langer dan
4 weken bewaart. Aafje stuurt de uitslag van de (psychologische) test per e-mail naar jou
toe. Deze uitslag kan alleen worden ingezien door de medewerkers van Aafje die betrokken
zijn bij de sollicitatieprocedure. Aafje vernietigt de uitslag van de test uiterlijk 4 weken nadat
de sollicitatieprocedure is beëindigd of afgerond.

Doorsturen van gegevens

Aafje stuurt alleen gegevens van jou door aan derde partijen wanneer dit noodzakelijk is
voor de sollicitatieprocedure of wanneer zij hiertoe wettelijk verplicht is. Aafje zorgt ervoor
dat er in dat geval zo min mogelijk gegevens worden doorgestuurd.

Bewaren en verwijderen van gegevens

Aafje bewaart jouw gegevens tijdens de sollicitatieprocedure. Uiterlijk vier weken na het
beëindigen of afronden van deze procedure, vernietigt Aafje jouw gegevens. Wanneer je
hier schriftelijk mee akkoord bent gegaan, worden jouw gegevens in onze portefeuille
bewaard voor het geval er alsnog een geschikte vacature ontstaat. In dat geval worden jouw
gegevens uiterlijk één jaar nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd of afgerond, vernietigd.
Aafje kan jouw gegevens langer bewaren in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer je
een klacht hebt ingediend over de sollicitatieprocedure. Aafje laat jou dan weten dat jouw
gegevens worden bewaard totdat de klacht is afgehandeld.
Aafje verwerkt jouw gegevens die jij in het kader van de sollicitatieprocedure hebt verstrekt,
omdat dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure en om jouw geschiktheid voor de
functie waarop jij solliciteert te kunnen beoordelen. Op jouw schriftelijke verzoek zal Aafje
inzage geven in de gegevens die zij van jou heeft. Aafje zal jouw gegevens per direct
aanpassen of vernietigen wanneer jij daarom verzoekt en aan de voorwaarden voldoet. Ook
zal Aafje de gegevens die zij van jou heeft op jouw verzoek aan jou verstrekken of aan een
andere organisatie overdragen. Je kunt je verzoek per e-mail aan Aafje doorgeven op
recruitment@aafje.nl. Wanneer Aafje over onvoldoende gegevens beschikt om de
sollicitatieprocedure nog te kunnen doorlopen, kan zij de procedure beëindigen.

Toegang tot en beveiliging van gegevens

De toegang tot jouw gegevens is beperkt tot de medewerkers van Aafje die betrokken zijn bij
de sollicitatieprocedure. Dit zijn de medewerkers van recruitment en de beoogde
leidinggevende(n). De medewerkers van Aafje zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met
de gegevens van sollicitanten die bij Aafje solliciteren of informatie opvragen over bepaalde
vacatures of de sollicitatieprocedure.
Aafje zorgt voor adequate organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om de
handmatige en elektronische verwerking van jouw gegevens te beschermen en om
eventueel misbruik te voorkomen. Aafje waarborgt ook middels het sluiten van een

(verwerkers)overeenkomst dat eventuele derde partijen die namens Aafje
personeelsgegevens verwerken, adequate beveiligingsmaatregelen treffen om jouw
persoonsgegevens conform de privacywetgeving te beschermen tegen verlies en
onrechtmatige verwerking.

Vergewisplicht

Op grond van de ‘Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg’ is Aafje verplicht om te
controleren of jij geschikt bent om zorg te verlenen. Hiervoor doet zij onderzoek naar jouw
arbeidsverleden. Aafje raadpleegt het BIG-register en doet navraag bij de Inspectie
Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie IGJ). Ook vraagt Aafje jou om een geldige Verklaring
Omtrent Gedrag over te leggen. Daarnaast kan Aafje referenties opvragen bij jouw vorige
werkgevers. Voordat Aafje referenties opvraagt, zal zij jou daarover informeren.

Vragen of klachten?

Aafje heeft een functionaris gegevensbescherming die erop toeziet dat de privacywetgeving
binnen Aafje wordt nageleefd. Heb je vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of
over de manier waarop Aafje jouw gegevens verwerkt, dan kun je contact opnemen met
deze functionaris gegevensbescherming op DL_SecurityOfficer@aafje.nl. Vragen over
vacatures en sollicitaties kun je stellen aan recruitment@aafje.nl.
Mocht je klachten hebben over de manier waarop Aafje met jouw persoonsgegevens
omgaat, dan kun je deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; Postbus 93374, 2509
AJ Den Haag.