Privacyverklaring

Inleiding

Voor Aafje is de privacy van haar externe en interne sollicitanten belangrijk. Wanneer jij bij Aafje solliciteert, verwerkt Aafje jouw gegevens conform de privacyregels uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Onder het verwerken van gegevens wordt verstaan alle handelingen die Aafje met jouw gegevens kan uitvoeren, zoals het verzamelen, vastleggen, bewerken, doorsturen, ordenen, verspreiden, bewaren en vernietigen van gegevens. Deze privacyverklaring is bedoeld om jou te informeren over de manier waarop Aafje met jouw gegevens omgaat en is van toepassing op de sollicitatieactiviteiten van Aafje. De privacyverklaring wordt van tijd tot tijd aangepast om aan de veranderende privacyregels te blijven voldoen.

Gegevens

Aafje verwerkt de gegevens die jij door middel van een formulier of  CV via www.werkenbijaafje.nl aan Aafje doorgeeft. Ook verwerkt Aafje de gegevens die wij van jou krijgen uit persoonlijke contacten, telefoongesprekken, brieven en/of e-mails in het kader van sollicitaties. Het gaat hierbij om gegevens verkregen in het kader van zowel open sollicitaties als sollicitaties voor bestaande vacatures. Aafje verwerkt alleen de gegevens die noodzakelijk zijn om te kunnen beoordelen of jij een geschikte kandidaat bent voor de functie waarop jij solliciteert. Wanneer dit relevant is voor de uitoefening van de functie waarop jij solliciteert, kan Aafje jouw profiel(en) op social media raadplegen. Aafje kan alleen besluiten tot het raadplegen van jouw profiel(en) op sociale media, als jij solliciteert op een functie in de zorg of op een functie waarbij de kans bestaat dat jij in aanraking zult komen met gevoelige informatie over Aafje, haar medewerkers en/of haar cliënten. Wanneer Aafje jouw profiel(en) op social media raadpleegt, wordt dit altijd vooraf vermeld in de vacaturetekst. Aafje zal alleen de gegevens raadplegen die relevant zijn om te kunnen beoordelen of jij geschikt bent voor de functie waarop je solliciteert. Als Aafje jouw profiel(en) op sociale media heeft geraadpleegd, zal zij de resultaten daarvan met jou bespreken. Aafje maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Doeleinden

De persoonsgegevens die jij aan Aafje doorgeeft, worden door Aafje alleen gebruikt voor de sollicitatieprocedure. De sollicitatieprocedure bestaat uit:

  • het vergelijken van gegevens van sollicitanten met de huidige vacatures bij Aafje;
  • het opnemen van contact met sollicitanten om sollicitatiegesprekken in te plannen;
  • het doorgeven van informatie aan sollicitanten over andere relevante vacatures;
  • het eventueel (laten) uitvoeren van een (psychologische) test;
  • het opstellen van geanonimiseerde statistische data zoals het aantal sollicitanten per vacature en de doorloopsnelheid van vacatures.

(Psychologische) test

Wanneer een (psychologische) test onderdeel uitmaakt van de sollicitatieprocedure, meldt Aafje dit vooraf in de vacaturetekst. De vacaturetekst vermeldt tevens het doel waarvoor de (psychologische) test plaatsvindt. Als je wordt uitgenodigd voor een (psychologische) test, geeft Aafje jouw naam, e-mailadres, geboortedatum en geslacht door aan de organisatie die door Aafje wordt ingeschakeld voor het afnemen van de (psychologische) test. Aafje zal met deze organisatie een (verwerkers)overeenkomst sluiten waarin onder meer wordt opgenomen dat deze organisatie jouw gegevens vertrouwelijk behandelt en niet langer dan 4 weken bewaart. Aafje stuurt de uitslag van de (psychologische) test per e-mail naar jou toe. Deze uitslag kan alleen worden ingezien door de medewerkers van Aafje die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Aafje vernietigt de uitslag van de test uiterlijk 4 weken nadat de sollicitatieprocedure is beëindigd of afgerond.

Doorsturen van gegevens

Aafje stuurt alleen gegevens van jou door aan derde partijen wanneer dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure of wanneer zij hiertoe wettelijk verplicht is. Aafje zorgt ervoor dat er in dat geval zo min mogelijk gegevens worden doorgestuurd.

Bewaren en verwijderen van gegevens

Aafje bewaart jouw gegevens tijdens de sollicitatieprocedure. Uiterlijk vier weken na het beëindigen of afronden van deze procedure, vernietigt Aafje jouw gegevens. Wanneer je hier schriftelijk mee akkoord bent gegaan, worden jouw gegevens in onze portefeuille bewaard voor het geval er alsnog een geschikte vacature ontstaat. In dat geval worden jouw gegevens uiterlijk één jaar nadat de sollicitatieprocedure is geëindigd of afgerond, vernietigd. Aafje kan jouw gegevens langer bewaren in uitzonderlijke situaties, bijvoorbeeld wanneer je een klacht hebt ingediend over de sollicitatieprocedure. Aafje laat jou dan weten dat jouw gegevens worden bewaard totdat de klacht is afgehandeld. Aafje verwerkt jouw gegevens die jij in het kader van de sollicitatieprocedure hebt verstrekt, omdat dit noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure en om jouw geschiktheid voor de functie waarop jij solliciteert te kunnen beoordelen. Op jouw schriftelijke verzoek zal Aafje inzage geven in de gegevens die zij van jou heeft. Aafje zal jouw gegevens per direct aanpassen of vernietigen wanneer jij daarom verzoekt en aan de voorwaarden voldoet. Ook zal Aafje de gegevens die zij van jou heeft op jouw verzoek aan jou verstrekken of aan een andere organisatie overdragen. Je kunt je verzoek per e-mail aan Aafje doorgeven op recruitment@aafje.nl. Wanneer Aafje over onvoldoende gegevens beschikt om de sollicitatieprocedure nog te kunnen doorlopen, kan zij de procedure beëindigen.

Toegang tot en beveiliging van gegevens

De toegang tot jouw gegevens is beperkt tot de medewerkers van Aafje die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure. Dit zijn de medewerkers van recruitment en de beoogde leidinggevende(n). De medewerkers van Aafje zijn verplicht om vertrouwelijk om te gaan met de gegevens van sollicitanten die bij Aafje solliciteren of informatie opvragen over bepaalde vacatures of de sollicitatieprocedure. Aafje zorgt voor adequate organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen om de handmatige en elektronische verwerking van jouw gegevens te beschermen en om eventueel misbruik te voorkomen. Aafje waarborgt ook middels het sluiten van een (verwerkers)overeenkomst dat eventuele derde partijen die namens Aafje personeelsgegevens verwerken, adequate beveiligingsmaatregelen treffen om jouw persoonsgegevens conform de privacywetgeving te beschermen tegen verlies en onrechtmatige verwerking.

Vergewisplicht

Op grond van de ‘Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg’ is Aafje verplicht om te controleren of jij geschikt bent om zorg te verlenen. Hiervoor doet zij onderzoek naar jouw arbeidsverleden. Aafje raadpleegt het BIG-register en doet navraag bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (Inspectie IGJ). Ook vraagt Aafje jou om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag over te leggen. Daarnaast kan Aafje referenties opvragen bij jouw vorige werkgevers. Voordat Aafje referenties opvraagt, zal zij jou daarover informeren.

Vragen of klachten?

Aafje heeft een functionaris gegevensbescherming die erop toeziet dat de privacywetgeving binnen Aafje wordt nageleefd. Heb je vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of over de manier waarop Aafje jouw gegevens verwerkt, dan kun je contact opnemen met deze functionaris gegevensbescherming op DL_SecurityOfficer@aafje.nl. Vragen over vacatures en sollicitaties kun je stellen aan recruitment@aafje.nl. Mocht je klachten hebben over de manier waarop Aafje met jouw persoonsgegevens omgaat, dan kun je deze indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens; Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag.